Gazi Universitesi Veri Sözlüğü Standardı

Veri Sözlüğü Standardı

 

Bir veri sözlüğü, veri deposunda bulunan birden çok veri elemanı için veri tanımlarının bir özetidir. Veri sözlüğü, veri sağlayan sistemlerde veri kullanıcılarına verilerin anlamı ve doğru kullanımı konusunda rehberlik etmek için oluşturulmalı, ihtiyaçlar dikkate alınarak güncelliği ve geçerliliği doğrulanmalıdır.

 

Prensipler:

 

  1. Veri sözlüğü, verinin anlamını üretmek ve iletişimini sağlamak için tasarlanmıştır; veri elemanlarının varlığını, anlamını ve kullanımını belgeler.
  2. Veri sözlüklerine, veri giren veya buradan veri alan tüm kullanıcılar tarafından erişilir.
  3. Veri sorumluları veri sözlüğünün içeriğinin (tanımlar, değerler ve diğer üst veriler) işletilmesinden sorumludur.
  4. Veri sorumluları ve kullanıcıları, veri elemanlarını ve değerlerini doğru girmek, seçmek ve analiz etmek için veri sözlüklerini aktif olarak kullanır.
  5. Veri sözlükleri geçerliliğini sağlamak için belirlenecek düzenli aralıklarla gözden geçirilir.

 

Veri Sözlüğü aşağıdaki alanları içermelidir.

 

Sözlük Elemanı

Tanım

Örnek

Veri Elemanı Numarası

 

Her bir veri elemanı için eşsiz ve sayısal olarak tanımlanır. 1'den başlayarak sırası ile bir artırılarak numaralandırılır.

 

1,2,3......

Veri Elemanı

Veri elemanını tanımlamak için kullanılan eşşiz bir alfanümerik kısaltmadır. Büyük harf kullanılır. Türkçe karakter ve boşluk kullanılmaz. Alt çizgi boşluk yerine kullanılır.

 

AGNO

 

OGR_DZY

Veri Elemanı Adı

Veri alanın adı. Kısaltma veya eşanlam kullanılmaz.

Ön lisans, lisans veya lisansüstü programa kayıtlı bir öğrencinin veya mezunun ağırlıklı genel not ortalaması

 

Öğrenim düzeyi

 

Veri Elemanının Tanımı

Alanın ne anlama geldiğine dair detaylı açıklama, nasıl hesaplandığı, nasıl kullanılması gerektiği ve nasıl kullanılmaması gerektiğine dair hususlar. İstisnai durumlar ayrıca belirtilir. Tanımlamada, veri elemanının adı basitçe yeniden belirtilmemelidir.

 

Tanıma ilişkin referans verilir. Referansın tipi: Tüzük, Yönetmelik, Genelge, Kanun, KHK, Rapor, Kişi, Internet, Uygulama Arayüzü, Web Servis, Veri Tabanı

 

Ağırlıklı genel not ortalamasının açıklaması ve hesaplanması ile ilgili referans.

 

Birden fazla programa kayıtlı bir öğrencinin durumu

 

Öğrenim düzeyi türleri - Önlisans, Lisans, Tezli Yüksek Lisans, Tezsiz Yüksek Lisans, Doktora, Bütünleşik Doktora, Tıpta Uzmanlık, Sanatta Yeterlilik

 

Veri Kaynağı

Veri kaynağının ait olduğu alan belirtilmelidir.

 

XXXX (Birim kodu) ve tam adı

Veri Sorumlusu

Veriden sorumlu olan kişiyi tanımlanır.

 

XXX sicil numaralı personel

Veri Tipi ve Uzunluğu

Sayısal veya karakter, uzunluk veya ondalık değerden uygun olan seçilir.

 

Sayısal (X.XXX)

Karakter(X)

İzin Verilen Değerler ve Parametreler

Sayısal değerler için minimum ve maksimum değerler, kategorik değerler için ise etiketler tanımlanır. Kayıp değer durumu varsa tanımlanır.

 

AGNO

Aralık: 0.00-4.00

 

1=Önlisans, 2=Lisans, 3= Tezli Yüksek Lisans vb.

 

Veri Elemanının Varlık Durumu          

 

Veri elemanının tanımının durumunu ifade eder. Alabileceği değerler:

  • Zorunlu
  • İsteğe Bağlı
  • Koşullu: Bu veri elemanının değerinin ancak belli koşullarda zorunlu olduğunu ifade eder.

Örneğin yalnızca erkek olan personel için askerlik durumu bilgisi girilir koşulu, personel askerlik durumu veri elemanının varlığını personel cinsiyeti veri elemanının değerine bağlamaktadır.

Anlamsal Kural

Kodlanabilir herhangi bir alan için anlamın açıklanmasıdır.

Dönem bilgisi ve yıl iki sayısal değer çifti ile tanımlanır. Birinci değer yılı, ikinci değer dönemi belirtir.

 

Veri Oluşturma

Sözlükte veri elemanının oluşturulduğu ilk tarihtir.

GG.AA.YYYY

GG= 01-31

AA=01-12

YYYY=2021-20XX

 

Veri Güncelleme

Veri elemanının sözlükte ki revizyon tarihidir. İlk defa oluşturulan veri elemanı için boş bırakılır.

GG.AA.YYYY

GG= 01-31

AA=01-12

YYYY=2021-20XX

 

Alternatif Veri Adları

Konuşma dilinde, veri elemanı için kullanılan alternatif adlandırmalardır.

GPA

 

Öğrenim tipi

 

Gizlilik

Bir eleman gizli olarak işaretlenirse, veri sözlüğü çıktısında bu eleman gösterilmez. Genel olarak üst verilerin gizli olması beklenmez. Çünkü bu elemanlar veriyi değil, üst veriyi tutmaktadır. Örneğin T.C. Kimlik Numarası veri elemanı, içerisinde belirli bir kimsenin kimlik numarasını değil, genel olarak kimlik numaralarının 11 hane olduğu, her hanenin bir rakam olduğu, kimlik numarasının kişileri eşsiz olarak tanımladığı gibi üst verileri tutar. Dolayısıyla T.C. Kimlik Numarası veri elemanının gizli olması anlamlı değildir. Bununla birlikte, bazı durumlarda bazı elemanların varlığının dahi bilinmesi istenmeyebilir. Böyle durumlarda o elemanların gizli tanımlanması gerekir.

 

Gizli

Gizli Değil

Kullanım

Veri elemanın sıklıkla kullanılacağı yerler ve raporlar

Üniversite Strateji Raporu (kod numarası ile birlikte) ve ilgili Çizelge/Şekil numarası

 

Kabul Edilebilirlik

 

Tanımın kabul edilebilirlik düzeyini belirtir.

Alabileceği değerler: Kabul Edilen; genelde bu girilir.

Kullanımdan Kaldırılan,

Süresi Dolmuş,

Geçersiz Kılınmış

 

Toplama Metotları                        

Verinin nasıl toplandığı açıklanır.

Örneğin, veriler bir web servis üzerinden gönderiliyor, bir uygulama arayüzü üzerinden belirli bir raporun belirli bir alanındaki veri ya da beyan edilen değerler giriliyor veya yazılım tarafından otomatik üretiliyor olabilir.

 

 Çokluk Durumu 

Veri elemanında birtane mi, daha fazla mı bulunabileceği belirtilir. Alabileceği değerler:

•Tekil

•Çoğul

 

Örneğin, personel veri seti tanımı için personel doğum tarihi veri elemanı için çokluk durumu değeri tekil olmalıdır. Yani bir personelin tek bir doğum tarihi vardır. Ancak personel telefon numarası için çokluk durumu oğul olabilir. Bu durumda bir personelin birden çok telefon numarası olabilir demektir.

 

Diğer Hususlar

 

 

 

background image